提出書類の基本(前編) ~履歴書と職務経歴書~

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転職や再就職など、条件や希望に合った求人を見つけ「よし、応募するぞ!」となったら次のステップに進みます。そう提出書類の準備です。

現在では、ビューティーコンシェルキャリアのようなWEBサイトからの応募の際には書類での提出ではなく、WEB履歴書(履歴書と職務経歴書)のみで良いという企業も増えてきてはいるものの、一般的には応募書類として「履歴書」と「職務経歴書」の提出を求められることが多いです。
書類選考はWEB履歴書で行い、面接へ進んだ際に履歴書・職務経歴書を改めて提出させるという場合もあります。

履歴書と職務経歴書のそれぞれの目的や様式、作成する際に気をつけること、効率的に作成するためのヒントなどをまとめました。前後編に分けてご紹介します。

いざという時に焦ってしまわないように、提出書類の基本を押さえておきましょう!

 

履歴書と職務経歴書の役割・目的

履歴書と職務経歴書は両方とも選考において重要な書類ですが、その役割や目的は違います。それぞれの役割・目的を知って、何を書けばよいのかを理解していきましょう。

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履歴書
応募者の氏名や年齢、連絡先、学歴や職歴など基本的なプロフィールを知るためのもの。また、写真がありますから第一印象も判断されます。

職務経歴書
応募者のこれまでの業務経験や入社後に仕事で活かせる知識・スキルなどを確認するためのもの。中途採用の場合、職務経歴書で書類選考や面接の合否を判断する場合が多いといいます。

 

履歴書と職務経歴書は内容や様式、作成時に気をつけることなどにも違いがあります。まずは履歴書について見ていきましょう。

 

履歴書作成の基本とポイント

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【様式】
決められたフォーマットに従って書きます。市販の履歴書に手書きで作成するか、履歴書テンプレートなどを利用してパソコンで作成します。IT企業や外資系企業を除いて、履歴書は手書きで作成する人が圧倒的に多いです。企業側からどちらでも良いと言われた場合、迷ったら手書きで書くのが無難です。

〇市販の履歴書
用紙の大きさはA4版とB5版があります。どちらを用いても問題ありませんが、ビジネス文書はA4版で統一されていることや、記載欄が広いことからA4版をお薦めします。

〇パソコンで作成
ワードやエクセル用の履歴書テンプレートをダウンロードして利用します。A4(もしくはB5)の上質紙に印刷し、写真を貼って完成させます。データでの提出を求められる場合もありますので、指示に従いましょう。

◇ポイント◇
履歴書の様式は、「JIS規格履歴書」として定められたものが標準とされていますが、自己アピールをしやすくするための工夫がされたJIS規格に類似した様式も各種市販されています。大卒等の学卒者用、転職者用などいろいろありますので、自分のアピールポイントを記載しやすい自分に合ったものを選ぶのが提出書類を効率よく作成するコツです。パソコンで作成する場合も同様です。

 

【記載の注意点】

〇手書き・パソコン共通の注意事項
・文体や年号などの記載スタイルを統一する
・文体は「です・ます」調で統一
・年号は、和暦か西暦に統一
※通常は和暦を使いますが、外資系企業やIT企業などに応募する場合は西暦を使うことが一般的
・略号や、省略した記載の仕方をしない
・繰り返し記号「〃」や「同上」「同社」のような「同~」という記載方法は用いない
・学校名・企業名・資格名などの固有名詞は正式な名称・表示で記載する
・誤字・脱字、読みにくいところが無いよう、作成後に必ず点検する

〇手書きの場合
・筆記用具は黒色のボールペン、万年筆等を用いる
・間違えた場合、修正液や修正テープ、二重線、訂正印などを用いたとしても修正することは厳禁とされており、最初から書き直す
・コピーをしたものや、不採用で返却されたもの(提出日の日付が古く全体的に使用感が残るため)を使い回さない
・枠いっぱいに詰めずに、楷書体で丁寧に記載する
・字の大きさを揃える(ただし氏名はやや大きくし、ふりがな、電話番号、郵便番号などはやや小さくする)

〇パソコンで作成する場合
・文字サイズとフォントを履歴書内で揃える(テンプレート内で指定してある場合が多いのでそれに従う)
・改行や編集などでテンプレートが崩れていないか、必ず見直す
・データを使いまわす場合でも、志望動機はもちろん日付や取得資格、職歴など、内容の更新がされているか必ず確認する

【内容についての注意点】

・職務経歴書と同時に提出する場合、履歴書の「職歴」欄には「入社」「退社」「異動・昇進」などを押さえたシンプルな内容で構いません。

・志望動機や自己PRなどは、職務経歴書にあるからと省略せず、履歴書だけ見た人にも、応募者の意欲や能力、どうしてこの会社に応募してきたのかが伝わるように書きましょう。

・履歴書と職務経歴書に同じ文章を書くのはNG。同じ内容でも書き方を変えましょう。履歴書の場合文字数に限りがあるので「私は〇〇に強みを持っています」「新規顧客の獲得には自信があります」など端的に記載するに留め、根拠となる数字などの補足は職務経歴書や面接の時に思い切りアピールしましょう。

・本人希望欄の書き方には要注意です。勤務条件について細かな希望があったとしても、ストレートには記載せず、面接などの場で採用担当者と相談するのが一般的です。基本的には「貴社規定に従います。」などと記載するか、「○○職を希望します。」などのように応募職種について記載しましょう。希望条件を書く場合、「絶対に譲れない」条件なのかどうか、もう一度考えてから記入しましょう。

・在職中で電話に出られる時間が限られている場合には、連絡のつく時間帯を明記することも忘れないようにしましょう。

【写真について】
スナップ写真は不可。カラーの証明写真が一般的です。指定の大きさに丁寧に切り取り、裏面に氏名を記載し、履歴書の所定欄にのりや両面テープで貼り付けます。

◇ポイント◇
ビューティー系のお仕事に応募する場合、写真は特に重要になります。明るさ、清潔感、親しみやすさなどが感じられる写真を用意しましょう。一度写真スタジオなどで撮ってもらっても良いかもしれません。肌荒れなどがある場合、デジタル修正を行うことも手です。ただし、面接などで実際に会った時に、あまりにも印象が違いすぎると逆効果ですので気をつけましょう。

 


今回は履歴書の作成の基本とポイントを中心にご紹介しました。後編では職務経歴書の基本と、いよいよ履歴書と職務経歴書を提出する際の基本的な確認事項を取り上げます。

提出書類の作成と提出は、転職活動を成功させるための大切な第一歩になります。少し時間をかけてでも自分の魅力をアピールできる素晴らしい書類を完成させ、あなたの印象をアップさせてくださいね。

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